คุณรู้ว่าคุณต้องกลับไปหาใครสักคนโดยเร็วที่สุดเมื่อเขาหรือเธอส่งอีเมลที่มีข้อความ“ เร่งด่วน” คุณสามารถจินตนาการว่าบุคคลอื่นกำลังจ้องมองที่หน้าจอของเขาไม่กะพริบหรือทำให้กล่องจดหมายของเขาสดชื่นเพราะเขารอคุณ ตัวเลขสุดท้ายการอนุมัติการดำเนินการล่วงหน้าคำตอบหรือขั้นตอนถัดไป
แต่คุณรู้ไหมว่าไม่ใช่ครั้งเดียวที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญการเขียนกลับมา? เป็นเรื่องจริง: ถ้าคุณปล่อยให้ข้อความนั่งสองสามวันในหนึ่งในสถานการณ์ต่อไปนี้คุณเสี่ยงที่จะรู้สึกไม่รู้สึกอ่อนไหวหรือไม่เป็นมืออาชีพ
มันเป็นความสมดุลที่ยากอย่างแน่นอนเพราะในแต่ละครั้งคุณต้องการพูดในสิ่งที่ถูกต้อง แต่สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลาในการตอบกลับ
1. เมื่อคุณถ่อมาก่อน
คุณคุ้นเคยกับการลงโทษอีเมลเพื่อจัดการกล่องจดหมายของคุณหรือไม่? ในฐานะผู้ร่วมก่อตั้ง Muse และ COO Alex Cavoulacos อธิบาย:
ส่งสั้น ๆ 'ขอบคุณที่คิดถึงฉัน - ฉันจองไว้เมื่อเดือนนี้ แต่ถ้าคุณยื่นมือเข้ามาฉันก็ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณ คนจำนวนมากจะไม่ติดตามเลย - เพราะพวกเขาลืมหรือเพราะพวกเขาไม่ต้องการเวลาและคำแนะนำของคุณอีกต่อไป - ดังนั้นคุณสามารถมั่นใจได้ว่าคนที่ติดตามเป็นคนที่ต้องการความช่วยเหลือมากที่สุด
ในขณะที่กลยุทธ์นี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องตอบคนทั้งหมดที่ไม่เคยกลับมาการแลกเปลี่ยนคือถ้ามีคนทำตามที่คุณถาม - รอนานแล้วตามมา - คุณเป็นหนี้เธอจริง ๆ เพื่อส่งคำตอบ เธอมีความเคารพโดยการติดต่อคุณในเวลาต่อมาดังนั้นคุณจึงต้องการแสดงให้เธอเห็นว่าเป็นมารยาทเดียวกัน
แน่นอนคุณอาจยังไม่ว่างที่จะช่วยเหลือ (และก็ไม่เป็นไร) แต่คุณไม่ควรยุ่งเกินไปที่จะส่งคำตอบที่เป็นประโยชน์แม้ว่าจะให้คำตอบสั้น ๆ ชี้ไปที่คนอื่นหรือให้ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลและภายใน 24 ชั่วโมงถ้าเป็นไปได้ นอกจากนี้การเขียนคำตอบที่แท้จริงจะช่วยคุณไม่ให้เริ่มต้นห่วงโซ่อีเมล“ ฉันจะกลับไปหาคุณทีหลัง” ซึ่งจะถูกมองว่าเป็นผู้นำคนอื่นใน
2. เมื่อคุณบอกอะไรบางอย่างส่วนตัว
หลายคนพบว่าเป็นการยากที่จะแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นหากใครบางคนใช้เวลาในการแบ่งปันข่าวร้ายกับคุณทางอีเมล
มันไม่จำเป็นต้องเป็นการตอบกลับที่ยาวและก็โอเคถ้าคุณไม่แน่ใจ 100% ของสิ่งที่ถูกต้องที่จะพูด คุณเกือบจะสามารถเป็นผู้นำในการ“ ฉันเสียใจที่ได้ยิน…” จากนั้นคิดอย่างรอบคอบว่าสิ่งที่รายการการกระทำใด ๆ ที่อยู่ในอีเมล “ รู้สึกอิสระที่จะติดต่อกลับเมื่อคุณกลับมา”
และหากมีปัญหาเกี่ยวกับเวลาที่คุณต้องขอสิ่งที่จับต้องได้ใช้เวลาสักครู่เพื่อหาคำตอบที่น้อยที่สุดก่อนที่จะตอบกลับ
ตัวอย่างเช่นนี่คือวิธีที่คุณสามารถตอบสนองต่อเพื่อนร่วมงานที่บอกคุณว่าเขาจะไม่สามารถนำเสนอคณะกรรมการจนเสร็จในสัปดาห์นี้เนื่องจากการตายในครอบครัว:
แม้เมื่อคุณไม่มีคำพูดที่ถูกต้อง - และไม่มีใครตอบกลับได้อย่างรวดเร็วแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจ มันทำให้ความกังวลของคุณรู้สึกเป็นของแท้และทำให้ชัดเจนว่าคุณไม่ได้ผ่านข่าวนี้หรือเพิ่มไปยังรายการเช่นเดียวกับที่คุณมีข้อความอื่น ๆ
ใช่เราทุกคนต่อสู้เพื่อการต่อสู้ที่ดีเพื่อให้ได้ศูนย์กล่องจดหมาย และฉันเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความต้องการที่จะยกเลิกการตอบรับอีเมลฉบับนั้นเพราะคุณสามารถตอบคำถามพื้นฐาน 10 ข้อในเวลาเดียวกัน แต่มันก็ไม่คุ้มค่าที่จะให้คนอื่นรู้สึกไม่สำคัญ - หรือเสี่ยงต่อชื่อเสียงของคุณในฐานะบุคคลที่มีน้ำใจ ดังนั้นใช้เวลาในการตอบข้อความในหมวดหมู่เหล่านี้: คุณไม่ใช่คนเดียวที่ยินดีที่คุณทำ
