โอกาสที่กล่องจดหมายของคุณจะเป็นจำนวนมากอย่างเช่นตะกร้าสิ่งของที่ทิ้งไว้ซึ่งนั่งอยู่ด้านหลังตู้เสื้อผ้าของคุณ คุณรู้ว่ามันกำลังจะหมดไป (และเป็นที่อยู่อาศัยที่น่าประหลาดใจที่ซ่อนอยู่) แต่ความคิดที่จะจัดการกับงานดังกล่าวกำลังท่วมท้น และใครมีเวลาว่างหกชั่วโมงในการทำสิ่งนั้น
แต่การจัดระเบียบอีเมลของคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาทั้งวัน - อันที่จริงคุณสามารถทำได้ในเวลาเพียงหนึ่งชั่วโมงถ้าคุณจัดสรรเวลาไว้
นาทีที่ 1 ถึง 10: ล้างขยะ
ตั้งเวลา 10 นาทีและเพียงแค่เริ่มต้นการลบจำนวนมาก (หรือเก็บถาวร) ข้อความใด ๆ ที่คุณรู้ว่าคุณไม่ต้องการเช่นการแจ้งเตือนจากบัญชีโซเชียลมีเดียการเตือนสำหรับกิจกรรมที่ผ่านมาการยืนยันการส่งมอบที่คุณได้รับแล้ว (หรือจะไม่อ่าน) และอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป
คุณสามารถทำให้เป็นเรื่องง่ายโดยค้นหากล่องจดหมายของคุณเพื่อค้นหาผู้ส่งทั่วไปหรือหัวเรื่อง (ตัวอย่างเช่น: การแจ้งเตือนของ LinkedIn) และการลบสิ่งต่าง ๆ ในคราวเดียว
นาที 10 ถึง 30: สร้างโฟลเดอร์และป้ายกำกับ
ตอนนี้ได้เวลาจัดระเบียบข้อความที่ไม่ต้องการการดำเนินการใด ๆ แต่คุณต้องการหรือต้องการที่จะเก็บไว้
มีระบบโฟลเดอร์มากเท่ากับที่มีผู้ใช้อีเมล แต่วิธีที่ง่ายในการลองคือการสร้างโฟลเดอร์สำหรับหัวข้อหรือประเภทของอีเมลที่มีข้อความหลายข้อความที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นนั่นอาจหมายถึงโฟลเดอร์เช่น: ใบเสร็จรับเงินโครงการการเดินทางและอื่น ๆ คุณสามารถเพิ่มและปรับโฟลเดอร์ได้ตลอดเวลาเมื่อคุณเรียนรู้สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
เพื่อให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์“ To File Later” สำหรับทุกสิ่งที่คุณไม่แน่ใจและโฟลเดอร์“ ยกเลิกการสมัครรับข้อมูล” สำหรับสิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป เคล็ดลับ: นั่นเป็นโฟลเดอร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเรียงเมื่อคุณมีเวลาห้านาทีระหว่างการประชุม
Oh! และหากคุณต้องการจัดระเบียบมากขึ้นลองใช้ป้ายกำกับ (เรียกว่า "หมวดหมู่" โดย Outlook) เพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในข้อความของคุณ คุณสามารถมีป้ายกำกับได้หลายรายการในอีเมลเดียวหรือหลายป้ายกำกับ ดังนั้นอีเมลในโฟลเดอร์ "Trip" ของคุณอาจมีป้ายกำกับหลักของ "New York 2018" และป้ายกำกับย่อยของ "เที่ยวบิน" และ "วันจันทร์"
นาที 30 ถึง 50: ใช้กฎสองนาทีหรือสร้างรายการที่ต้องทำสำหรับอีเมลที่ต้องการการดำเนินการ
อีเมลที่คุณเหลืออยู่ในขณะนี้ควรเป็นอีเมลที่ต้องมีการดำเนินการเท่านั้น หากการดำเนินการสามารถเสร็จสิ้นภายในเวลาไม่ถึงสองนาทีให้ทำทันที หากคุณต้องการเวลามากขึ้นในการดูแลข้อความให้เพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำพร้อมการแจ้งเตือนเพื่อเตือนให้คุณทำจริง จากนั้นเก็บถาวรอีเมลเพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณชัดเจน (คุณจะยังสามารถค้นหาได้ในภายหลัง)
หากคุณไม่ใช่ผู้สร้างรายการคุณสามารถใช้คุณสมบัติเลื่อนใหม่ของ Gmail เพื่อให้อีเมลปรากฏในกล่องจดหมายเข้าของคุณเมื่อคุณพร้อมที่จะจัดการ หรือหากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook คุณสมบัติการติดตามจะให้คุณทำเช่นเดียวกัน
นาที 50 ถึง 60: อัปเดตการตั้งค่าของคุณเพื่อการบำรุงรักษาง่าย
ขอแสดงความยินดีกับกล่องจดหมายที่จัดระเบียบมากที่สุดในโลก! ตกลงไม่ใช่กล่องจดหมายที่มีการจัดระเบียบมากที่สุดในโลก แต่กล่องจดหมายที่ดีที่สุดของคุณยัง
แต่อย่าปล่อยให้งานปาร์ตี้ดำเนินต่อไปนานเกินไปหรือคุณจะพบว่าพรรคเติมเต็มอีกครั้ง คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้โดยการตั้งค่าตัวกรองที่จะเรียงลำดับข้อความที่เข้ามาโดยอัตโนมัติดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำ
ตัวกรองรายการโปรดของฉันมีไว้สำหรับจดหมายข่าวและเสนออีเมลที่ฉันต้องการอ่าน แต่ไม่ได้มีเวลาที่เหมาะสมเมื่อเข้ามาแทนฉันตั้งค่าตัวกรองใน Gmail ซึ่งจะส่งทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์“ อ่านในภายหลัง” (Outlook มีตัวกรองรุ่นของตัวเองที่เรียกว่า "กฎ" ที่สามารถยกระดับให้คุณได้)
คุณอาจลองตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับ Gmail หรือ Outlook ของคุณเมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับอีเมลได้อย่างรวดเร็วเท่าที่คุณต้องการ (เช่นถ้าคุณกำลังประชุมประชุมทำงานผิดปกติหรือหยุดพักผ่อน) .
และเพื่อที่จะบินผ่านข้อความของคุณคุณสามารถเปิดใช้งานและเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดบางอย่างสำหรับ Gmail หรือ Outlook
หลังจากทำความสะอาดแล้วคุณจะกำจัดความรู้สึกที่ดุด่าว่าคุณไม่ได้รับข้อความหรือความรู้สึกที่กำลังจมที่คุณต้องเผชิญกับกล่องจดหมายเต็มทุกเช้า ที่จริงแล้วคุณอาจพร้อมที่จะก้าวไปสู่องค์กรอีเมลที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้นเช่นการใช้ประโยชน์จาก Gmail ใหม่โดยใช้ส่วนขยายของ Chrome หรือทดลองใช้เครื่องมือ Inbox AI นี้
หรือบน flipside หากคุณพบว่าคุณยังมีงานอีกมากให้ทำเริ่มกัน 20 นาทีทุกสัปดาห์เพื่อจัดการขั้นตอนเหล่านี้ทีละครั้ง ทำอย่างนั้นสองสามสัปดาห์แล้วคุณจะพบว่ามีกล่องจดหมายที่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
