วิธีการรักษาความปลอดภัยแฟ้ม Microsoft Office

ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Microsoft Office ที่คุณใช้อยู่อาจมีแอพพลิเคชันมากมาย ข้อเสนอพื้นฐานจะประกอบด้วย Word, Excel, PowerPoint และ Outlook PowerPoint ดูเหมือนจะไม่มีความปลอดภัยใด ๆ แต่ Word, Excel และ Outlook ทั้งหมดจะมีการเข้ารหัสระดับหนึ่ง

การรักษาความปลอดภัยเอกสาร Word

สำหรับเอกสาร Microsoft Word (Word 2000 และใหม่กว่า) คุณสามารถเลือกระดับการรักษาความปลอดภัยในระดับสูงขึ้นเมื่อบันทึกไฟล์ แทนที่จะคลิก "บันทึก" คลิก ไฟล์แล้ว บันทึกเป็น และทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกที่ เครื่องมือ ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์
2. คลิกที่ ตัวเลือกความปลอดภัย
3. กล่องตัวเลือกความปลอดภัยมีตัวเลือกมากมาย:
   • คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อเปิด ถ้าคุณต้องการไฟล์ที่จะไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่มีรหัสผ่าน
   • ใน Word 2002 และ 2003 คุณสามารถคลิกที่ปุ่ม สูง ถัดจากช่องรหัสผ่านเพื่อเลือกระดับการเข้ารหัสที่สูงขึ้นซึ่งยากที่จะเจาะเข้าไปใน
   • คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ถ้าคุณสามารถเปิดไฟล์ได้ แต่คุณต้องการ จำกัด บุคคลที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้
4. ด้านล่างของกล่องตัวเลือกความปลอดภัยยังมีตัวเลือกบางอย่างเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของเอกสาร:
   • ลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากคุณสมบัติของไฟล์ในบันทึก
   • เตือนก่อนทำการพิมพ์ประหยัดหรือส่งไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแสดงความคิดเห็นติดตาม
   • เก็บหมายเลขสุ่มเพื่อปรับปรุงความถูกต้องในการผสาน
   • ทำให้มาร์คอัปที่มองเห็นได้ชัดเจนเมื่อเปิดหรือบันทึก
5. คลิกตกลง เพื่อปิดกล่องตัวเลือกความปลอดภัย
6. เลือกชื่อไฟล์ของคุณและคลิก บันทึก

การรักษาความปลอดภัยไฟล์ Excel

Excel มีรูปแบบการป้องกันที่คล้ายกันมากกับ Microsoft Word เพียงแค่คลิกที่ ไฟล์, บันทึกเป็น และทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกที่ เครื่องมือ ที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์
2. คลิกที่ ตัวเลือกทั่วไป
3. คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อเปิด ถ้าคุณต้องการไฟล์ที่จะไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่มีรหัสผ่าน
   • คุณสามารถคลิกที่ สูง ถัดจากช่องรหัสผ่านเพื่อเลือกระดับการเข้ารหัสที่สูงขึ้นซึ่งยากที่จะเจาะเข้าไปใน
4. คุณสามารถป้อนรหัสผ่านในช่องถัดจาก รหัสผ่านเพื่อแก้ไข ถ้าคุณสามารถเปิดไฟล์ได้ แต่คุณต้องการ จำกัด บุคคลที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ได้
5. คลิกตกลง เพื่อปิดกล่องตัวเลือกทั่วไป
6. เลือกชื่อไฟล์ของคุณและคลิก บันทึก

การรักษาความปลอดภัยไฟล์ Outlook PST

การเซ็นสัญญาและการเข้ารหัสดิจิทัลที่แท้จริงของข้อความอีเมลขาเข้าหรือขาออกและไฟล์แนบของพวกเขาคือปัญหาที่แยกกันทั้งหมดซึ่งจะอธิบายในอีกครั้งหนึ่ง อย่างไรก็ตามหากคุณเกิดปัญหาในการส่งออกข้อมูลจากโฟลเดอร์ Microsoft Outlook ไปยังไฟล์ PST คุณสามารถเพิ่มการป้องกันเพื่อไม่ให้บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ เพียงทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. คลิกที่ ไฟล์
2. เลือก นำเข้าและส่งออก
3. เลือก ส่งออกไปยังไฟล์ และคลิก ต่อไป
4. เลือก แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) และคลิก ต่อไป
5. เลือกโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออก (และเลือกช่องที่ต้องการ) ใส่โฟลเดอร์ย่อย หากต้องการ) จากนั้นคลิกที่ ต่อไป
6. เลือกเส้นทางการส่งออกและชื่อไฟล์และเลือกตัวเลือกสำหรับไฟล์การส่งออกของคุณจากนั้นคลิกเลือก เสร็จสิ้น
   • แทนที่รายการที่ซ้ำกับรายการที่ส่งออก
   • อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกัน
   • ไม่ส่งออกรายการที่ซ้ำกัน
7. ภายใต้ การตั้งค่าการเข้ารหัสเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งตอไปนี้
   • ไม่มีการเข้ารหัส
   • การเข้ารหัสแบบบีบอัด
   • การเข้ารหัสสูง
8. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้ป้อนรหัสผ่านเพื่อใช้เพื่อเปิดไฟล์ PST ที่เข้ารหัส (คุณต้องป้อนรหัสผ่านเดียวกันในทั้งสองช่องเพื่อยืนยันว่าคุณสะกดรหัสผ่านตามที่คุณตั้งใจมิฉะนั้นคุณอาจไม่สามารถเปิดไฟล์ด้วยตัวเองได้ ไฟล์)
   • เลือกว่าจะใช้หรือไม่ บันทึกรหัสผ่านนี้ในรายการรหัสผ่านของคุณ
9. คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการส่งออกไฟล์

(แก้ไขโดย Andy O'Donnell)