ดำเนินการ Microsoft Word Mail Merge จากภายใน Excel

ใช้ Microsoft'sจดหมายเวียน คุณสามารถส่งเอกสารฉบับเดียวกันพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยไปยังผู้รับจำนวนมาก คำผสานมาจากข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารหนึ่ง (ตัวอักษรตัวอย่างเช่น) ถูกรวมเข้ากับเอกสารต้นฉบับข้อมูลเช่นสเปรดชีต

ข้อมูลสำหรับบทแนะนำนี้สามารถรวบรวมได้กับ Microsoft Excel รุ่นล่าสุด ได้แก่ 2007, 2010, 2013, 2016 และ Office 365

คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Microsoft Word สามารถทำงานร่วมกับ Word 2010, 2013, 2016 และ Office 365 ได้

คำ จดหมายเวียน คุณลักษณะทำงานต่อเนื่องกับข้อมูลจาก Excel ในขณะที่ Word ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลได้ตัวเลือกสำหรับการใช้ข้อมูลนี้มี จำกัด หากคุณมีข้อมูลอยู่ในสเปรดชีตแล้วการพิมพ์ข้อมูลทั้งหมดลงในแหล่งข้อมูลของ Word ก็ไม่ได้

การจัดเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ในทางทฤษฎีคุณสามารถใช้แผ่นงาน Excel ใด ๆ ในฟังก์ชันจดหมายเวียนของ Word ได้โดยไม่ต้องมีการเตรียมพิเศษใด ๆ อย่างไรก็ตามคุณควรใช้เวลาในการเตรียมแผ่นงานเพื่อให้ขั้นตอนการรวมอีเมลมีประสิทธิภาพสูงสุด

จัดระเบียบข้อมูลสเปรดชีต

ข้อมูล Excel ของคุณควรได้รับการจัดอย่างเรียบร้อย แถว และ คอลัมน์. คิดว่าแต่ละแถวเป็นระเบียนเดียวและแต่ละคอลัมน์เป็นเขตข้อมูลที่คุณจะแทรกลงในเอกสารของคุณ หากต้องการทบทวนโปรดอ่านคู่มือการป้อนข้อมูล Excel

สร้างแถวส่วนหัว

สร้างแถวส่วนหัวของแผ่นงานที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนแถวส่วนหัว คือแถวที่ประกอบด้วยป้ายกำกับที่ระบุข้อมูลในเซลล์ด้านล่าง Excel สามารถครีเอทีฟบางครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างข้อมูลและป้ายชื่อเพื่อให้ชัดเจนโดยใช้ข้อความตัวหนาเส้นขอบของเซลล์และการแรเงาเซลล์ที่ไม่ซ้ำกับแถวส่วนหัวซึ่งช่วยให้ Excel สามารถแยกแยะความแตกต่างระหว่างส่วนต่างๆของข้อมูลได้

หลังจากที่คุณรวมข้อมูลกับเอกสารหลักแล้วป้ายกำกับจะปรากฏเป็นชื่อของฟิลด์การผสานดังนั้นจึงไม่มีความสับสนว่าข้อมูลใดที่คุณแทรกลงในเอกสารของคุณ

เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีในการติดป้ายกำกับคอลัมน์ในสเปรดชีต Excel เนื่องจากช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เกิดข้อผิดพลาดในอนาคต

ใส่ข้อมูลทั้งหมดในแผ่นเดียว

ข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนต้องอยู่ในหนึ่งแผ่น หากมีการกระจายไปทั่วหลายแผ่นคุณต้องรวมแผ่นงานหรือทำการรวมจดหมายหลายครั้ง นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานมีชื่ออย่างชัดเจนเนื่องจากคุณต้องเลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้โดยไม่ต้องดู

การเชื่อมโยงแหล่งข้อมูลใน Mail Merge

หากต้องการเชื่อมโยงสเปรดชีต Excel ที่จัดเตรียมไว้กับเอกสาร Word ของคุณ:

1. คลิกที่ จดหมาย แถบ ของ ริบบิ้น.

2. เลือกปุ่ม เริ่มการรวมจดหมาย เพื่อเข้าใช้งาน หล่นลง.

   เนื่องจากเราจะเขียนข้อมูลของเราไว้ในจดหมายสำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือก จดหมาย ตัวเลือกจาก หล่นลง.

3. เลือกปุ่ม เลือกผู้รับ เพื่อเข้าใช้งาน หล่นลง.

   เราต้องการนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ที่บันทึกไว้เพื่อเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ … ตัวเลือก

4. จากกล่องโต้ตอบ, ค้นหาและเลือกไฟล์ Excel ของคุณ.

   คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อ.

5. จาก เลือกตาราง กล่องโต้ตอบ, เลือกแผ่นงาน กับตารางของคุณและคลิกที่ ตกลง ปุ่ม.

   หาก Excel ของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวเลือกถูกเลือกไว้

6. คลิกตกลง.

ตอนนี้แหล่งข้อมูลมีการเชื่อมโยงกับเอกสารหลักแล้วคุณสามารถเริ่มต้นป้อนข้อความหรือแก้ไขเอกสาร Word ของคุณได้ อย่างไรก็ตามคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel ได้ ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลคุณต้องปิดเอกสารใน Word ก่อนจึงจะสามารถเปิดแหล่งข้อมูลใน Excel ได้

การแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสารของคุณ

1. คลิกแทรกเขตข้อมูลผสาน บนแถบเครื่องมือจดหมายเวียนเพื่อเปิดแทรกเขตข้อมูลผสาน หล่นลง.

2. เน้นชื่อสาขาที่คุณต้องการแทรกจากรายการและคลิกแทรก.

การดูเอกสารการรวมจดหมาย

เมื่อแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสาร Word จะไม่มีการจัดรูปแบบข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ถ้าคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบเช่นตัวเอียงตัวหนาหรือขีดเส้นใต้คุณต้องทำใน Word

หากคุณกำลังดูเอกสารด้วยฟิลด์คุณจะต้องเลือกลูกศรสองด้านทั้งสองด้านของฟิลด์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ หากคุณกำลังดูข้อมูลที่ผสานในเอกสารให้ไฮไลต์ข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบจะดำเนินการตลอดเอกสารที่ผสานทั้งหมดไม่ใช่เฉพาะข้อมูลส่วนบุคคล

การดูตัวอย่างเอกสารที่ควบรวม

หากต้องการดูตัวอย่างเอกสารที่ผสานให้คลิกที่ดูข้อมูลที่ผสาน บนแถบเครื่องมือจดหมายเวียน ปุ่มนี้ทำงานเหมือนกับสวิตช์สลับดังนั้นหากคุณต้องการกลับไปดูเฉพาะช่องและไม่ใช่ข้อมูลที่มีอยู่ให้คลิกอีกครั้ง

นำทางผ่านเอกสารที่ผสานโดยใช้ ปุ่มการนำทาง บน จดหมายเวียน ริบบิ้น. พวกเขาอยู่จากซ้ายไปขวา:บันทึกครั้งแรก, บันทึกก่อนหน้า, ไปที่บันทึก, บันทึกถัดไป, และ บันทึกล่าสุด.

ก่อนที่จะรวมเอกสารให้ดูตัวอย่างทั้งหมดหรือให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อยืนยันว่าทุกอย่างรวมเข้ากันอย่างถูกต้อง ใส่ใจกับเครื่องหมายวรรคตอนและระยะห่างระหว่างข้อมูลที่ผสาน

สรุปเอกสารจดหมายเวียน

เมื่อคุณพร้อมที่จะผสานเอกสารคุณมีสองทางเลือก

• ผสานเข้ากับเครื่องพิมพ์: ประการแรกคือการผสานให้กับเครื่องพิมพ์หากคุณเลือกตัวเลือกนี้เอกสารจะถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยไม่มีการปรับเปลี่ยนใด ๆ คุณสามารถผสานเข้ากับเครื่องพิมพ์โดยคลิกที่ปุ่มผสานเข้ากับเครื่องพิมพ์ ปุ่มริบบิ้น
• ผสานเข้ากับเอกสารใหม่: หากคุณต้องการปรับเปลี่ยนเอกสารบางส่วนหรือทั้งหมด (แม้ว่าคุณจะต้องการเพิ่มช่องบันทึกในแหล่งข้อมูลสำหรับบันทึกส่วนบุคคล) หรือทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ก่อนพิมพ์คุณสามารถรวมเอกสารเหล่านี้กับเอกสารใหม่ได้ เมื่อคุณผสานกับเอกสารใหม่เอกสารหลักและแหล่งข้อมูลยังคงเหมือนเดิม แต่คุณมีไฟล์ที่สองที่มีเอกสารที่ผสาน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกที่รวมเป็นเอกสารใหม่ ปุ่มแถบเครื่องมือ

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดคุณจะพบกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถบอก Word ให้รวมระเบียนทั้งหมดบันทึกปัจจุบันหรือช่วงของระเบียนได้ คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจากทางเลือกของคุณแล้วคลิกตกลงตกลง.

ถ้าคุณต้องการรวมช่วงคุณใส่หมายเลขเริ่มต้นและหมายเลขสุดท้ายสำหรับระเบียนที่คุณต้องการรวมไว้ในการผสานก่อนที่คุณจะคลิกตกลง.

ถ้าคุณเลือกที่จะพิมพ์เอกสารหลังจากกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นคุณจะเห็นด้วย พิมพ์ กล่องโต้ตอบ คุณสามารถโต้ตอบกับเอกสารได้เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ