เข้ารหัสเอกสาร Microsoft Office โดยใช้รหัสผ่าน

คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถเพิ่มเลเยอร์การป้องกันไปยังเอกสารหรือไฟล์ Microsoft Office ที่สำคัญได้? การทำเช่นนี้อาจเป็นตัวป้องกันที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณแชร์ไฟล์กับผู้อ่านหรือบรรณาธิการเฉพาะรายที่คุณร่วมงานด้วย

เมื่อคุณเข้ารหัสเนื้อหาดิจิทัลคุณจะเปลี่ยนภาษาเป็น gobbledygook ซึ่งจะต้องมีการถอดรหัสเพื่อให้สามารถอ่านได้

คุณสามารถทำเช่นนี้สำหรับเอกสาร Microsoft Office โดยการตั้งรหัสผ่าน ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้รับที่รู้รหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถอ่านเอกสารของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดการตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อให้ผู้ใช้บางรายสามารถแก้ไขเอกสาร

วิธีตั้งรหัสผ่านเอกสาร

1. สำหรับโปรแกรม Office รุ่นเก่าให้เลือก ปุ่ม Office ไอคอน> เตรียมการ > เข้ารหัสเอกสาร. สำหรับเวอร์ชันที่ใหม่กว่าให้เลือก ไฟล์ > ข้อมูล > ป้องกันเอกสาร > เข้ารหัสด้วย รหัสผ่าน

2. พิมพ์รหัสผ่านที่คุณต้องการกำหนดและคลิก ตกลง.

3. ป้อนรหัสผ่านเพื่อยืนยันอีกครั้งและคลิก ตกลง.

4. ตอนนี้เอกสารของคุณควรได้รับความคุ้มครอง แต่ก็มักเป็นที่ควรตรวจสอบอีกครั้ง ปิดเอกสารแล้วเปิดใหม่อีกครั้ง คุณควรได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านก่อนที่จะใช้งานเอกสารนี้ หากคุณไม่เห็นข้อมูลนี้คุณอาจต้องลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้อีกครั้ง

เคล็ดลับและข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม

• โปรดทราบว่าโปรแกรม Microsoft Office บางโปรแกรมอาจใช้วิธีการที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นในบางรุ่นของ Microsoft PowerPoint คุณควรคลิกที่Microsoft Office >บันทึกเป็น > เครื่องมือ (หานี้อยู่ด้านล่างของ บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ)> ตัวเลือกทั่วไป > การแชร์ไฟล์ > แก้ไขรหัสผ่าน. จากตรงนั้นคุณสามารถพิมพ์รหัสผ่านที่ต้องการได้ เนื่องจากวิธีนี้ง่ายกว่ามากฉันขอแนะนำให้ลองใช้วิธีการข้างต้นก่อนสำหรับโปรแกรม Microsoft Office หนึ่ง ๆ แต่ถ้าคุณไม่พบเครื่องมือรหัสผ่านที่คุณต้องการในโปรแกรมนั้นวิธีการนี้อาจช่วยได้
• หากต้องการลบการเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านให้ทำตามขั้นตอนเดียวกับที่คุณตั้งไว้เพื่อตั้งรหัสผ่านยกเว้นให้คุณลบรหัสผ่านโดยคลิกที่ช่องนั้นและแบ็คอัพ
• ในการตั้งรหัสผ่านสำหรับผู้ที่สามารถแก้ไขเอกสาร (ความหมายสำหรับคนอื่น ๆ ทั้งหมดจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว) ให้เลือก สำนักงาน หรือ ไฟล์ > บันทึกเป็น > เครื่องมือ > ตัวเลือกทั่วไป > รหัสผ่านเพื่อแก้ไข: พิมพ์รหัสผ่านใหม่ > พิมพ์รหัสผ่านใหม่ > ตกลง > บันทึก.

• โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อตั้งรหัสผ่านเอกสาร Microsoft ไม่สามารถเรียกหรือปลดล็อกรหัสผ่านดังกล่าวได้หากคุณลืมสิ่งที่อยู่ ดังนั้นถ้าคุณเป็นคนที่ลืมรหัสผ่านออนไลน์ของคุณคุณอาจจะ จำกัด ความถี่ที่คุณใช้คุณลักษณะนี้ พิจารณาเขียนรหัสผ่านของเอกสารลงในที่ปลอดภัย
• หากคุณสนใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระดับการเข้ารหัสของ Microsoft คุณอาจพบคำแนะนำนี้ที่เป็นประโยชน์ตามที่พบในไซต์ความช่วยเหลือของ Microsoft สำหรับหัวข้อ: "คุณสามารถพิมพ์ได้ถึง 255 อักขระโดยค่าเริ่มต้นคุณลักษณะนี้ใช้การเข้ารหัสขั้นสูง AES 128 บิตการเข้ารหัสเป็นวิธีการมาตรฐานที่ใช้เพื่อช่วยให้ไฟล์ของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้น"

ที่กล่าวว่าโปรดทราบว่านี่เป็นเพียงชั้นของการป้องกัน ในความเห็นของฉันเอกสาร Microsoft Office ไม่ควรได้รับความนิยมเนื่องจากได้รับการคุ้มครองโดยสิ้นเชิงแม้จะมีรหัสผ่าน

บุคคลที่สามได้รับการเข้ารหัสลับเอกสารของ Microsoft มานานหลายปีซึ่งบางครั้งมีเป้าหมายเพื่อให้บริการกู้คืนรหัสผ่านแม้ว่า Microsoft จะไม่อนุญาต ความสะดวกนี้มาพร้อมกับข้อเสียที่แน่ชัด: ความหมายผู้คนไม่จำเป็นต้องพยายามช่วยให้คุณสามารถถอดรหัสรหัสผ่านเหล่านั้นได้

อย่างไรก็ตามความพยายามในการใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านก็คือความพยายามและค่าใช้จ่ายในการถอดรหัสเข้ารหัสเอกสารของคุณสามารถยับยั้งการแฮ็กและโจรที่ไม่พึงประสงค์เหล่านี้ได้ เป็นความสมดุลของการป้องกันที่คุณสามารถและความเข้าใจข้อ จำกัด ของการป้องกันด้วยรหัสผ่านเอกสารนี้