ที่อยู่เกตตีสเบิร์กมีความยาว 271 คำ
เมื่อวานนี้ฉันได้รับอีเมลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับการเลือกกาแฟและชาที่ 350
ฉันรู้ - กาแฟสำคัญ แต่ถ้าลินคอล์นสามารถบอกประเทศที่แบ่งกันอย่างละเอียดเกี่ยวกับความสำคัญของมนุษยชาติและความเท่าเทียมใน 271 คำฉันคิดว่าเราควรจะสามารถส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานที่สั้นกว่าเล็กน้อย
หลายครั้งที่เรากลัวที่จะสรุปอีเมลเพราะเราไม่ต้องการฟังความหมายหรือเพราะเราคิดว่าเราจำเป็นต้องให้ข้อมูลหรือคำแนะนำมากมายเพื่อให้ได้ประเด็น และนั่นก็ยุติธรรม แต่ฉันคิดว่าเราทุกคนเห็นพ้องกันว่าอีเมลที่น้อยลงจะทำให้ชีวิตการทำงานของเราง่ายขึ้นมาก และนั่นเริ่มต้นด้วยการทำให้แต่ละคนสั้นลงเล็กน้อย
นี่คือคำแนะนำที่ง่ายและรวดเร็วในการทำให้อีเมลของคุณสั้นและหวาน (โดยไม่ต้องออกเสียงเหมือนกระตุก)
ตัดปุย
ฉันได้รับอีเมลจำนวนมากที่เริ่มต้นด้วยปุย และในขณะที่แน่ใจว่าเป็นที่น่าพอใจมันอาจเสียเวลาโดยเฉพาะถ้าฉันไม่รู้จักคุณจริงๆหรือถ้าฉันจะไปพบคุณในการประชุมเวลา 16.00 น.
กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณไม่จำเป็นต้องเริ่มอีเมลทุกฉบับบอกคนอื่นว่าคุณหวังว่าพวกเขาจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ ถ้าคุณไม่ได้ติดต่อใครซักคนอย่างแท้จริงลองสมมติว่าเราทุกคนหวังว่าทุกคนจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดีรอคอยคนที่กำลังจะมาถึงและทำได้ดี แล้วลงมือทำธุรกิจ
ตัดคำพิเศษ
เราทุกคนเพิ่มคำพิเศษในการเขียนของเราเป็นครั้งคราวด้วยเหตุผลหลายประการ มันทำให้การเปลี่ยนภาพราบรื่นขึ้น มันนุ่มภาษาที่ยากลำบาก บางครั้งมันทำให้เราฉลาดขึ้น
ในอีเมลแม้ว่างานของคุณจะไม่สร้างจดหมายที่สมบูรณ์แบบที่สุดในโลก แต่เป็นการสื่อสารอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ที่จริงแล้วฉันขอท้าให้คุณลบคำหรือวลีที่ไม่จำเป็นออกไป
รับประโยคต่อไปนี้จากข้อความที่ฉันได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้:
ในเวลานี้ฉันคิดว่ามันสมเหตุสมผลสำหรับเราทุกคนที่จะจัดกลุ่มปัญหาใหม่และมีประเด็นสำคัญสองสามข้อสำหรับการอภิปรายในที่ประชุมของเราในอีกสองสัปดาห์ซึ่งจะช่วยให้เราใกล้ชิดเพื่อหาทางออกที่ ใช้ได้กับทุกฝ่าย
อะไรคือประเด็นหลักที่นี่? มันยากที่จะบอกด้วยคำเพิ่มเติมมากมาย วลีเช่น“ ณ เวลานี้” ไม่ได้เพิ่มอะไรเลยและไม่จำเป็นต้องรวม ทำไมไม่เขียนมันแบบนี้อีก?
“ เรามาคุยกับประเด็นการอภิปราย 2-3 ประเด็นก่อนการประชุมครั้งต่อไปของเรา”
ทุกคนในกระทู้รู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรมีจุดที่ชัดเจนต่อประโยคและคุณเพิ่งลดจำนวนคำลงประมาณ 70%
กระชับไม่สับสน
ฉันเคยมีหัวหน้าที่จะส่งอีเมลสั้น ๆ ที่เป็นความลับที่ไม่สมเหตุสมผล ฉันจะได้รับอีเมลเวลา 8.00 น. โดยบอกว่ามีสิ่งต่อไปนี้เท่านั้น:
“ จัดการกับ Facebook สิ่งแรกวันนี้ -MJ”
เขาหมายถึงอะไรโดยการจัดการ? Facebook ต้องจัดการอะไรบ้าง อีเมลของเขาทำให้ฉันถามคำถามหลายข้อย้อนกลับซึ่งเขาต้องตอบ แม้ว่าอีเมลเริ่มต้นของเขาจะสั้น แต่เราก็ต้องแลกอีเมลเพิ่มและเสียเวลามากกว่าถ้าเขาเพิ่งรวมข้อมูลเพิ่มอีกเล็กน้อยในครั้งแรก หากเขาเพิ่มคำอีกสองสามคำให้พูดว่า“ จัดการกับการตอบกลับของผู้ใช้ Facebook เป็นสิ่งแรกวันนี้เพราะเรามีข้อร้องเรียนจำนวนมากในชั่วข้ามคืน” เราอาจหลีกเลี่ยงที่ไม่จำเป็นไปมาได้
การฉลาดด้วยคำพูดและการสรุปในการดำเนินการของคุณไม่เพียง แต่หมายถึงความสั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยังคงชัดเจนกับข้อความของคุณ
เพื่อสรุป
ก่อนที่คุณจะทำการส่งอีเมลให้ใช้เวลาเพิ่มอีก 30 วินาทีและอ่านมันอีกครั้ง ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้:
- มีจุดที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายสำหรับอีเมลนี้หรือไม่
- มีสิ่งใดบ้างที่ฉันสามารถนำออกมาซึ่งไม่ได้เพิ่มลงในประเด็นหลัก?
- มีอะไรที่จะทำให้ง่ายขึ้นได้บ้าง?
ยิ่งคุณฝึกฝนตัวเองให้ตรวจทานงานเขียนของคุณมากเท่าไหร่คุณก็จะยิ่งเห็นว่ามีพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงมากขึ้น และที่สำคัญยิ่งยิ่งคุณเริ่มเปลี่ยนแปลงอีเมลเหล่านี้ในอนาคตมากขึ้นโดยอัตโนมัติ
เคล็ดลับสุดท้าย: ใส่อีเมลของคุณในตัวนับคำเพื่อดูจำนวนคำที่คุณเฉลี่ยต่ออีเมลในปัจจุบันซึ่งอาจทำให้คุณตกใจ ติดตามความคืบหน้าของคุณและดูว่าคุณไปได้น้อยแค่ไหน
