ในโลกของการทำงานวันนี้ทุกอย่างดูเหมือนจะเกี่ยวกับการผลิต เราจะทำสิ่งต่าง ๆ ได้เร็วขึ้นใช้เวลาน้อยลงในสิ่งที่เราไม่ต้องการและลดความซ้ำซ้อนและความไร้ประสิทธิภาพที่ทำให้เราช้าลงได้อย่างไร
การสื่อสารจะไม่มีข้อยกเว้นสำหรับแนวโน้มนี้ ด้วยวิธีที่มากขึ้นเรื่อย ๆ ในการติดต่อสื่อสารแบบดิจิทัลมันเป็นเรื่องธรรมดาที่จะลดการประชุมส่งอีเมลให้น้อยลงและสั้นลงและโดยทั่วไปแล้วจะติดต่อกันน้อยลง
แต่วิลเลียมอัลเลนผู้อำนวยการอาวุโสของ Behance คิดว่านี่เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพของทีม
ในเรียงความของเขาสำหรับหนังสือเล่มล่าสุดของ 99U, Make Your Mark: คู่มือ Creative เพื่อสร้างธุรกิจที่มีผลกระทบ เขาแนะนำว่ามันคุ้มค่าที่จะ สร้าง ความซ้ำซ้อนเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนในทีมของคุณจะอยู่ในหน้าเดียวกัน เขาอธิบายว่า:
อย่าคาดเดาว่าทีมของคุณจะรู้ผลลัพธ์ของการตัดสินใจในแต่ละวัน สมมติว่า - แทนที่จะแจ้งอย่างแข็งขัน - รับรองว่าพวกเขาจะใช้เวลามากขึ้นในการคาดเดาสิ่งที่พวกเขาควรจะทำเมื่อเทียบกับการทำอย่างแข็งขัน
ในขณะที่เขากำลังทำข้อเสนอแนะเหล่านี้เพื่อช่วยให้ผู้นำของ บริษัท มั่นใจว่าทั้งแนวคิดภาพใหญ่และการตัดสินใจรายวันกำลังแพร่กระจายไปทั่วทีมอย่างมีประสิทธิภาพฉันคิดว่าความคิดในการสร้างความซ้ำซ้อนในการสื่อสารนั้นคุ้มค่ากับการพิจารณา ลองคิดดูว่าการสื่อสารของคุณกับเจ้านายของคุณซ้ำซากขึ้นอีกเล็กน้อยเพื่อให้แน่ใจว่าเขารู้งานที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดที่คุณทำและสิ่งที่คุณต้องประสบความสำเร็จ หรืออาจลองทำสิ่งต่าง ๆ กับเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อให้ทุกคนรู้สึกห่วงเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการและกำหนดเวลา
แน่นอนว่าการมีความซ้ำซ้อนและชัดเจนมากขึ้นไม่ควรหมายถึงการวางตัวหรือน่ารำคาญ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการที่จะช่วยให้คุณได้รับความสมดุล
1. โปรดจำไว้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นซ้ำ ๆ กับคุณที่อาจเป็นคนใหม่
อัลเลนเตือนเราในบทความของเขาว่าในขณะที่คุณอาจจะทำซ้ำข้อความหลายครั้งหลายคนที่คุณทำงานด้วยอาจได้ยินเพียงครั้งเดียวมากที่สุด ดังนั้นแม้ว่าคุณจะพูดคุยรายละเอียดในการประชุมครั้งเดียวเพื่อนร่วมทีมที่ไม่ได้อยู่ที่นั่นในวันนั้นยังคงอยู่ในความมืด ปล่อยให้ตัวเองทำซ้ำสองสามครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสได้ยินพวกเขา
2. ใช้รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน
แตะที่ข้อเท็จจริงที่ว่าคนต่างเรียนรู้ (และดูดซับข้อความ) ด้วยวิธีที่ต่างกันโดยการสื่อสารข้อความเดียวกันผ่านฟอรัมสองแห่งที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่นพูดถึงกลยุทธ์การขายใหม่ของคุณในการประชุมจากนั้นส่งอีเมลติดตามผลในวันถัดไปเพื่อยืนยันข้อความของคุณ หรือยิงอีเมลเกี่ยวกับแนวคิดสำหรับการล่าถอยทีมจากนั้นนำข้อความของคุณกลับมาอีกครั้งกับเพื่อนร่วมงานเมื่อคุณไปหากาแฟด้วยกัน
3. จ้าง Messenger
อัลเลนชี้ให้เห็นว่าผู้นำนำเพื่อนร่วมงานเข้ามาในการประชุมของพวกเขาทำให้เขาหรือเธอกระจายประเด็นสำคัญ นี่อาจจะเล็กน้อยเกินไปสำหรับบางคน แต่ทุกคนสามารถใช้กลยุทธ์ "ทรีโทรศัพท์" เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าได้รับข้อความซ้ำ ๆ โดยไม่ต้องทำซ้ำซ้ำแล้วซ้ำอีก เมื่อคุณถ่ายทอดความคิดในการประชุมกับเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งขอให้เขาแบ่งปันความคิดกับทีมของเขา
โดยสรุปแล้วแนวคิดเหล่านี้เกี่ยวกับการพยายามทำให้แน่ใจว่าความคิดที่สำคัญจะไม่หลงทางในการพยายามทำให้เสร็จเร็วขึ้น และส่วนที่ดีที่สุดคืออะไร? การสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
